Gezocht vrijwilliger team ontvangsten

Stadsmuseum Rhenen, gevestigd in het Oude Raadhuis, is een plek vol verhalen. Met onze collectie archeologie, stadsgeschiedenis en kunst weten we inwoners van Rhenen en de regio, maar ook toeristen steeds weer te verrassen. Naast de vaste presentatie is er een programma van tentoonstellingen en activiteiten. Onze mooie Museumtuin en het historische Museumcafé zijn regelmatig het decor voor ontvangsten van groepen. Een familiedag, verjaardag of een bijeenkomst van bedrijf of vereniging. Daarnaast beschikt het museum over een mooie trouwzaal waar nog steeds trouwerijen plaatsvinden.

Bij het museum is een grote, gezellige groep vrijwilligers werkzaam onder leiding van directeur Natalie Kriek. Voor het team ontvangsten zijn we op zoek naar:

• (assistent) Coördinator ontvangsten

Als (assistent) coördinator ontvangsten heb je naar aanleiding van een aanvraag contact met de klant (telefonisch, via de e-mail en persoonlijk) over de ontvangsten die bij het museum plaatsvinden. Met de klant bespreek je de wensen en de mogelijkheden van het museum. Daarna regel je alle voorbereidingen zoals planning van de vrijwilligers, reserveringen in Outlook agenda, maken van instructies of draaiboek voor de dagcoördinator etc. Na afloop van de ontvangst geef je alle factuurgegevens door aan de penningmeester, die de factuur verstuurt. We streven ernaar dat er meerdere vrijwilligers zijn die samen de ontvangsten coördineren. Voor de continuïteit is het handig als je minimaal 1 dagdeel per week  beschikbaar bent.

Voor deze werkzaamheden is het belangrijk dat je ervaring hebt met de computer (Outlook, Word en bij voorkeur ook Excel) en het leuk vindt om met de computer te werken en met klanten contact te hebben. Het is fijn als je klantvriendelijk en nauwkeurig bent.

• Dagcoördinator ontvangsten

In deze rol ben je bij de ontvangst zelf aanwezig. Aan de hand van de instructies of draaiboek van de Coördinator ontvangsten zorg je samen met de andere vrijwilligers ervoor dat alles volgens de met de klant gemaakte afspraken verloopt. Je bent tijdens de ontvangst het aanspreekpunt voor zowel de klant als voor de ingezette vrijwilligers maar helpt zelf ook mee met bijvoorbeeld het inschenken van drankjes of het opruimen na afloop. Iedere ontvangst is net weer even anders.

• Medewerker ontvangsten:

Hierbij zorg je (samen met de andere vrijwilligers) ervoor dat de gasten iets te drinken en/of te eten krijgen. Vaak hoort het klaarzetten en opruimen van de glazen, tafels e.d. hier ook bij.

Heb je interesse dan plannen we graag een kennismakingsgesprek met je in. Stuur hiervoor een e-mail aan Natalie Kriek: natalie.kriek@stadsmuseumrhenen.nl.